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Titelbild: Teamwork neu gedacht
30.05.2017 - Michael Meinert

Teamwork neu gedacht

Wie „Microsoft Teams“ Ihnen die Zusammenarbeit erleichtert ... egal, wo Ihr Schreibtisch steht!

Arbeit verändert sich fortwährend. Das ist es, was unser Berufsleben auch so spannend macht. Noch vor einigen Jahren ging es bei den meisten von uns darum, dass fest zugeteilte Aufgaben in lokalen Silos bearbeitet werden. Stationäre Anwendungen wie Excel, Word oder das Kommunikationszentrum Outlook waren der eigene Fixstern, die Dateien wurden auf dem firmeneigenen Server abgelegt und wenn ein Mitarbeiter im Außendienst war, wurde die Kommunikation schnell zur Herausforderung. Klar, in der Presse hat man immer wieder etwas davon gelesen, dass bei Apple, Google, Microsoft und vielen anderen Unternehmen im Silicon Valley anders gearbeitet wird … Aber hey, was wissen die schon von unserem Job? Das kann man ja gar nicht vergleichen. Oder doch?

„Während früher eine neue Kaufversion von Office so lange durch die IT evaluiert wurde, bis Microsoft schon wieder den Nachfolger ankündigte, haben wir nun sofort Zugriff auf die neuesten Entwicklungen aus Redmond.“

 

Bereits seit Juni 2011 gibt es Office 365 von Microsoft für Firmenkunden und damit die Kombination aus bekannten Anwendungen mit Onlinediensten in einem Abomodell. Diese Lösung beinhaltet zwei gewaltige Vorteile. Einerseits haben die Anwender die Möglichkeit, immer die neueste Version der bekannten Programme aus der Office-Suite zu nutzen. Während früher eine neue Kaufversion von Office so lange durch die IT evaluiert wurde, bis Microsoft schon wieder den Nachfolger ankündigte, haben wir nun sofort Zugriff auf die neuesten Entwicklungen aus Redmond. Der zweite klare Vorteil ist die Anbindung neuer Apps an das Office 365-Modell. Gemeinsame Datennutzung über OneDrive, Chat- und Videotelefonie über Skype for Business oder gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten über die Onlineversionen von Word, Excel, OneNote oder PowerPoint haben unsere Arbeitsweise verändert. Wer regelmäßig einen Blick auf die Update-Seite für Microsoft Office wirft, wird positiv überrascht sein, wie häufig Microsoft seiner Software neue Funktionen spendiert.

 

Microsoft Teams 2er Collage

 

Im November 2016 hat Microsoft die jüngste Erweiterung für Office 365 vorgestellt: Microsoft Teams. Damit ist dem Unternehmen aus Redmond wirklich ein großer Wurf gelungen, der unterstreicht, wie weit die Zeiten von Windows 8 und Steve Ballmer glücklicherweise hinter uns liegen. Mit Microsoft Teams wurde eine Plattform geschaffen, welche die Zusammenarbeit von kleineren Arbeitsgruppen massiv erleichtern wird. Sie beinhaltet einen Chat, die Möglichkeit, Videomeetings durchzuführen, Daten über OneDrive oder SharePoint zu speichern, abzulegen oder zu bearbeiten, gemeinsame Notizen zu nutzen oder Daten aus nahezu allen Microsoft Programmen oder Webseiten einzubinden. Zudem werden die Plattformen Windows, macOS, iOS und Android über einzelne Apps unterstützt, sodass Sie von überall Zugriff auf Microsoft Teams haben. Microsoft selbst spricht von einem „Chat-based Workspace“. Das trifft es ziemlich gut.

Auf den ersten Blick wirkt das zugegebenermaßen etwas abstrakt. Outlook und Skype kennen wir, an die Facebook-Variante von Microsoft (Yammer) haben wir uns auch gewöhnt und irgendwie kommen wir mittlerweile sogar halbwegs damit klar, dass wir eine Chatnachricht bekommen, welche uns daran erinnert, dass wir doch vor 5 Minuten eine wichtige Mail erhalten haben. Warum brauchen wir denn jetzt bitte nochmals etwas Neues? Diese Frage stellen sich CIOs und Unternehmer vermutlich als Erstes, wenn man Ihnen von Microsoft Teams erzählt. Sie ist zum Teil berechtigt, da der Einsatz neuer Software nahezu immer zum Scheitern verurteilt ist, wenn man sich vorher nicht überlegt, wie sie dem eigenen Unternehmen helfen kann.

Jede Software dient lediglich als Werkzeug, welches dazu geschaffen wurde, um uns die Arbeit in bestimmten Situationen zu erleichtern. Setzt man das Werkzeug falsch ein, erreicht man nichts. Natürlich kann man auch versuchen, mit einem Vorschlaghammer eine Bierflasche zu öffnen – nur ist das eben weder einfach noch bringt es einen weiter. CIOs und CDOs sind heute daher mehr denn je gefordert, sich intensiv mit den eigenen Abläufen im Unternehmen und neuen Arbeitsmöglichkeiten durch moderne Software zu beschäftigen. Nur wenn beides in Einklang gebracht wird, kann man Arbeit erleichtern und die Produktivität steigern. Gute CIOs und CDOs haben das erkannt und investieren Zeit und Geld, um eine Strategie für diese Herausforderung zu entwickeln. Ihre schlechteren Pendants versuchen hingegen, die bisherige Arbeit 1:1 mit neuer Software zu erledigen, stellen die neuen Versionen von Office 365 unkommentiert zur Verfügung oder sprechen schon von Digitalisierung, wenn sie nur ein Upgrade auf Office 365 in der Microsoft Cloud vorgenommen haben. Das ist ein wenig so, als ob man versucht, einen Dinosaurier auf ein Longboard zu stellen – sieht bestimmt hipper aus, geht aber nicht gut und ändert auch nichts an der Gesamtsituation.

„Mit Microsoft Teams wurde eine Plattform geschaffen, welche die Zusammenarbeit von kleineren Arbeitsgruppen massiv erleichtern wird.“

Schauen wir uns doch an einem praktischen Beispiel gemeinsam an, wie Microsoft Teams auch Ihnen in der Praxis helfen kann. Zielgruppe sind kleinere Teams, die gemeinsam an verschiedenen Projekten und Aufgaben arbeiten, egal, von welchem Ort aus. Nehmen wir einmal an, Sie haben einen Vertrieb mit Innen- und Außendienst und möchten diesen gerne mit mehr Transparenz, schnelleren Informationen und besserer Absprache unterstützen. Hierzu erstellen Sie zunächst eine Arbeitsgruppe, ein Team, welches entweder öffentlich (jeder kann sofort beitreten) oder privat (Zugang per Freischaltung) sein kann. Innerhalb eines Teams erstellen Sie Kanäle, in denen dann die Kommunikation stattfindet. Weniger ist hier mehr, denn eine breite Struktur sorgt auch für höheren Organisationsaufwand. Sinnvoll könnte aber eine Trennung in allgemeine Themen und spezialisierte Kanäle, etwa für Innen- und Außendienst, sein. Im letzten Schritt fügen Sie die Mitarbeiter Ihrer Organisation den Kanälen hinzu. Zukünftig wird dies übrigens auch mit externen Ansprechpartnern/Dienstleistern gehen, denn Microsoft arbeitet bereits daran, auch externe Mitarbeiter vollwertig an Teams anbinden zu können.

Die Grundlagen sind damit geschaffen und da Sie Ihre Mitarbeiter bereits in Ihre Strategie eingeweiht haben (Was wollen Sie mit Teams erreichen? Wie wollen Sie das schaffen und wie können alle Mitarbeiter dazu beitragen?), kann es nun losgehen. Kern der Anwendung ist der moderne Chat, in welchem Inhalte und Chatverläufe chronologisch angeordnet und nach Unterhaltungen sortiert werden. Selbstverständlich können Sie Links, Anhänge und Grafiken in den Chat integrieren – für die Spielernaturen gibt es auch Emojis oder animierte GIFs. Bei der Unterhaltung können Sie zudem festlegen, ob Sie bestimmte Mitarbeiter highlighten wollen, beispielsweise um ihnen eine Aufgabe zuzuteilen. Der Anwender bekommt diese Info dann als Nachricht zugestellt, sodass nichts verloren geht. Sollte mal etwas außerhalb einer Gruppe besprochen werden müssen, so ist in Microsoft Teams auch ein privater Chat integriert, der (wie alle anderen Themen auch) standardmäßig in der Cloud archiviert wird.

„Kern der Anwendung ist der moderne Chat, in welchem Inhalte und Chatverläufe chronologisch angeordnet und nach Unterhaltungen sortiert werden.“

 

Neben diesem Chat besteht auch die Möglichkeit, ein Meeting in Microsoft Teams anzusetzen. Durch die Integration mit dem Outlook-Terminkalender erfahren Sie direkt, welche Mitglieder Ihres Teams wann Zeit haben. Dadurch lässt sich eine Besprechung planen oder bei Bedarf auch spontan durchführen (zum Beispiel für Einzelgespräche). Sofern es sich um eine Videokonferenz Ihres Teams handelt, wird sie auch allen Teilnehmern des Kanals in der Timeline angezeigt. Einwahldaten oder Passwörter werden nicht benötigt, denn mit einem einfachen Mausklick kann man sofort teilnehmen. Die Vertriebsziele für das neue Quartal lassen sich somit über eine Plattform kommunizieren, auf die man über iPad, den Mac oder das Notebook zugreifen kann. Im Vorfeld des Meetings können Informationen wie Präsentationen oder Salesdaten über den Chat an alle verteilt werden. Es muss also niemand die 3.659 Mails in seinem Posteingang (den man ja schon lange mal wieder neu strukturieren wollte) nach der neuen Unternehmenspräsentation durchsuchen – alle Informationen liegen in der Timeline von Microsoft Teams bequem vor.

Doch damit nicht genug: Über Registerkarten können Sie innerhalb der Kanäle Dateien oder Webseiten verlinken, die auf Ihrer bestehenden SharePoint-Struktur oder Microsoft OneDrive liegen können. Die Umsatzzahlen Ihrer Hunting-Kampagne stehen damit allen Teilnehmern sofort aktuell zur Verfügung. Excel ist dabei sicherlich keine schlechte Lösung, doch es geht noch besser: Wenn Sie heute bereits Power BI einsetzen, so haben Sie die Möglichkeit, auch dieses in Microsoft Teams einzubinden. Dann teilen Sie nämlich keine statischen Daten, sondern Dashbaords, welche die Kerninformationen intelligent aufbereiten und damit Analysen zulassen. Welches Vertriebsgebiet hat die beste Performance hingelegt und welchen Kunden haben wir das zu verdanken? Eine Analyse mit wenigen Mausklicks lässt Sie – eine richtige Aufbereitung der Daten in sinnvolle Strukturen vorausgesetzt – in wenigen Sekunden zum Wesentlichen kommen. Microsoft Teams sorgt demnach für mehr Konzentration aufs Wesentliche und verhindert heiße Luft in zu langen Meetings.

 

Microsoft Teams Oberflaeche

 

Den Funktionsumfang von Microsoft Teams können Sie durch die Einbindung weiterer Apps und Software sogar nochmals deutlich erhöhen. So ist es möglich, Microsoft Planner als Aufgabenverwaltung für Teams einzubinden. Deadlines und To-dos hat man somit immer sofort im Blick, wenn man Teams verwendet. Auch das CRM-System Microsoft Dynamics 365 lässt sich mit Teams verbinden, sodass Sie Ihre Kundenbeziehungen direkt über Microsoft Teams verwalten können. Über sogenannte Connectors schließlich kann man jedem Kanal Inhalte und Aktualisierungen von unterschiedlichen Anbietern hinzufügen. Genannt seien an der Stelle nur die Schwergewichte wie Twitter, Google Analytics, Trello, Wunderlist, RSS, JIRA oder MailChimp.

Microsoft Teams ist ein sehr mächtiges Werkzeug, welches Menschen, Chats und Anwendungen an einem zentralen Ort zusammenführt, und das auf zahlreichen Geräten (Desktop wie Mobile) von überall auf der Welt. Microsoft vereinfacht damit die Zusammenarbeit von Gruppen innerhalb des eigenen Unternehmens deutlich – zukünftig wird diese Kollaboration auch auf externe Anwender/Dienstleister ausgeweitet. Mit der perfekten Anbindung an Office 365 integriert Microsoft Teams damit auch alle bestehenden Dienste, welche Sie heute Ihrem Unternehmen einsetzen. Die Vielzahl der Möglichkeiten macht es notwendig, dass Sie sich vor dem Einsatz von Microsoft Teams damit auseinandersetzen, wie Sie es verwenden und welche Ziele Sie erreichen wollen. Der Produktivitätsgewinn entsteht durch den zielgerichteten Einsatz des Tools und genau das ermöglicht Ihnen eine Chance für mehr Ertrag. Ich bin mir sicher, dass gewerbliche Endkunden Interesse an Ihrer Beratungsdienstleistung haben, wie man Microsoft Teams sinnvoll und zielgerichtet einsetzen kann. Das wäre dann ein weiterer Vorteil, den Microsoft Teams Ihnen heute bietet.

 

 

Fazit

Gerne wäre ich stiller Teilnehmer an dem internen Microsoft Meeting gewesen, als man sich Slack genauer angeschaut hat. In diesem Fall haben es nämlich nicht die Schweizer erfunden, sondern mit Slack Technologies eben die Kanadier. Doch Microsoft hat die Herausforderung angenommen und mit Teams ein mehr als würdiges Pendant geschaffen, das dank Office 365 schnell seinen Einzug in Unternehmen finden wird. Wer einen Blick in die Webseiten der Release Notes oder der User Voice (von der Community geforderte Features) von Microsoft Teams wirft, erhält eine Vorstellung davon, an welchen Themen das Team aus Redmond gerade arbeitet. Ich habe jedenfalls noch keine Software von Microsoft gesehen, die sich so schnell weiterentwickelt – und das macht richtig Spaß! Ich selbst nutze Microsoft Teams bereits seit einigen Monaten auf meinem Arbeits-PC, dem MacBook oder dem iPad Pro. Die Bedienung ist kinderleicht, die Features erschließen sich mir sofort und die Vielzahl der Informationen und Anwendungsmöglichkeiten bieten mir einen Mehrwert bei meinen Projekten wie beispielsweise der Erstellung dieser iMOTION. Etwas technische Neugier vorausgesetzt, kann jeder sofort mit Microsoft Teams starten. Mit der richtigen IT-Strategie im Hintergrund wird der Wildwuchs dann schnell zu einer produktiven Arbeitsumgebung. Arbeit verändert sich eben immer – und das ist gut so!
Michael Meinert
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Michael Meinert

Leiter Business Unit Apple

Michael Meinert ist bei ALSO verantwortlich für die Business Unit Apple und beschäftigt sich damit privat wie beruflich mit seinem Lieblingshersteller. In einem überwiegenden Großteil der Zeit macht ihm das auch Spaß. Sein berufliches Projekt für 2018 heißt „New Work“ und hat als Ziel, die starre Arbeit am Firmen-Desktop durch mobile und flexible Workflows am iPad Pro zu ersetzen. Privat wird der Schwerpunkt auf der Fotografie mit seinem neuen iPhone X und der Adobe Creative Cloud liegen. Übung macht (hoffentlich) den Meister.

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